Мы годами собирали регламенты, презентации и информацию по проектам в Google.Docs. Раскладывали по папкам, распределяли доступы — было удобно. Но вот Google упал раз, затем другой, мы на время остались без важных документов и поняли — нужно что-то менять. Поменяли — переехали на собственную базу знаний — и заодно решили поделиться опытом: рассказать про инструменты, которые не предназначены для управления базой данных, но используются, и про специализированные сервисы, которые прекрасны, но стоят много денег.
Важно! Дальше будем говорить про инструменты и конкретный софт, но хотим на минутку остановится на процессах. Если в компании не отлажены процессы пополнения, расширения, актуализации базы знаний или нет практики работы в едином информационном поле, с выбором сервиса можно не заморачиваться. Он будет бесполезен.
Чтобы база знаний работала, хоть в формате локального архива, хоть на Atlassian Confluence, компании нужна система создания, отбора, использования, распределения и управления знаниями.
Google Drive
Google Drive разрабатывался как сервис для хранения, редактирования и синхронизации данных. В этой роли он неплох, а вот как база знаний — так себе.
Во-первых, несмотря на то, что это Google, сервис вполне себе может лечь и оставить вас без нужной информации.
Во-вторых, он не приспособлен для структурированного хранения информации. Можно насоздавать документов и разложить их по папкам, папкам в папках и подпапках, но в итоге вам понадобится отдельный файл с навигацией по материалам.
В-третьих, у Google Drive нет тонкой настройки доступов. Только доступ к документу или доступ к папке. И когда вы привлекаете сотрудника к работе над тремя документами в папке, приходится давать либо три отдельных доступа к файлам, либо доступ ко всей папке, смиряясь с тем, что человек просмотрит остальные материалы.
Как передавать доступы от одного аккаунта другому — отдельная тема. Когда мы удаляем аккаунт менеджера, вместе с ним удаляются и все созданные им папки. Конечно, их можно пересохранить в другой аккаунт или скопировать документы в другую папку, но это лишние телодвижения.
В нашем случае поводом для переезда стала нестабильность Google Drive. Но это частный случай. У других компаний камнем преткновения может стать сложная иерархия или проблемы управления доступами.
Wiki
С Wiki удобно хранить документы в одном месте, коллективно работать над инструкциями, искать данные по тегам, настраивать иерархию страниц и связывать материалы перекрестными ссылками, но...Система работает с вики-разметкой, что на корню убивает энтузиазм всех, кто не программист: «перед заголовком второго уровня и после него поставьте ==, нумерованный список начинайте с #, а маркированный с *, для курсива перед и после слова напишите ''».
Оперировать вики-разметкой некомфортно. В режиме WYSIWYG, конечно, проще, но работает он из рук вон плохо.
У нас был опыт поддержки базы знаний на MediaWiki и даже при относительно небольшом объеме в 100 страниц это было совсем не так просто, как казалось. Как и с Google Drive, использовать Wiki для корпоративной базы знаний можно, но больно.
WordPress
Почему бы и нет? Разворачиваете WordPress на сервере, создаете через простой как Word редактор столько страниц, сколько хотите, и вот вам — база знаний.
Чтобы посторонние не заглядывали в важное, база на WordPress закрывается встроенным средством «сайт в разработке» или через авторизацию на сервере. Теперь попасть на страницы с регламентами, инструкциями и информацией по проектам смогут только авторизованные пользователи.
Вполне себе рабочий и совершенно бесплатный сценарий. Мы вживую видели несколько таких проектов и они неплохо работали, хотя недостатки у этого варианта тоже есть.
Коммерческие решения
Wiki, Google Drive и WordPress для корпоративной базы знаний — попытки приспособить рыбке зонтик. Под создание корпоративных баз заточены специализированные инструменты типа Atlassian Confluence, Notion, Flowlu и пр.
Confluence
Confluence — одна из лучших. До мелочей продуманная, удобная, эта платформа объединяет разные форматы данных, использует фильтры, предлагает шаблоны и кастомные варианты оформления страниц.
Хороша всем, кроме тарифов. Стоимость считается за пользователя и, пока в команде 2-4 человека, 2 $ за сотрудника кажутся смешными.
Когда команда перерастает первые полсотни, появляются мысли о дискриминации: «давайте купим лицензии на программистов, а бухгалтерия пусть читает наши инструкции на бересте».
Notion
С замечательным Notion та же история. Удобный, простой и быстрый, с безупречными текстовыми редакторами и эстетским интерфейсом, он еще более недешевый, чем Confluence.
Единоличникам с 5 МБ данных Notion абсолютно free. С появлением команды за одного человека придется платить либо 10 $ ежемесячно, либо 8 $ с годовой подпиской.
Негуманные тарифы настолько резко увеличивают расходы на базу знаний, что уже и не знаешь, может Google Drive не так и плох.
BookStack
Чтобы закончить на жизнеутверждающей ноте, расскажем о BookStack. Это продукт с открытым кодом и функционалом Confluence. Он, кстати, так и позиционируется — BookStack: A Confluence Alternative. Чем хорош? В первую очередь, бесплатной загрузкой и установкой собственной версии. Нет платежей за количество пользователей, месячной или годовой подписки. Все расходы укладываются в разовую установку и настройку.
В плане функционала радует:
- Ограниченное по адекватности дерево вложенности (книга, глава, страница). Это не позволяет впасть в соблазн насоздавать страниц с 6-7 уровнем вложенности и потом мучиться с поддержкой такого монстра.
- Хранение контента только на странице, что важно, когда не хочется усложнять коллегам жизнь и устраивать цифровую свалку.
- Возможность загрузить BookStack на тот же сервер, где живет сайт, сделать адрес типа docs.названиекомпании.ru и дать доступы к книгам, главам и страницам всем, кому нужно.
- Простейшая система удаления аккаунта. Если сотрудник увольняется, его аккаунт удаляется из базы и все работает как раньше.
- Система версионирования статей, бэкапы, многоязычность и пр.
При всех достоинствах BookStack, он не сделает базу знаний из ничего. И не превратит пассивную библиотеку в рабочий инструмент. С ним просто удобно строить базу знаний и поддерживать ее, если информационный обмен и процессы управления данными в компании настроены, отлажены и отрегулированы.