Бесплатные, удобные и open source корпоративные базы знаний

Про корпоративные базы знаний: бесплатные, платные и open source

Мы годами собирали регламенты, презентации и информацию по проектам в Google.Docs. Раскладывали по папкам, распределяли доступы — было удобно. Но вот Google упал раз, затем другой, мы на время остались без важных документов и поняли — нужно что-то менять. Поменяли — переехали на собственную базу знаний — и заодно решили поделиться опытом: рассказать про инструменты, которые не предназначены для управления базой данных, но используются, и про специализированные сервисы, которые прекрасны, но стоят много денег.

Важно! Дальше будем говорить про инструменты и конкретный софт, но хотим на минутку остановится на процессах. Если в компании не отлажены процессы пополнения, расширения, актуализации базы знаний или нет практики работы в едином информационном поле, с выбором сервиса можно не заморачиваться. Он будет бесполезен. 

Чтобы база знаний работала, хоть в формате локального архива, хоть на Atlassian Confluence, компании нужна система создания, отбора, использования, распределения и управления знаниями.

Google Drive

Google Drive разрабатывался как сервис для хранения, редактирования и синхронизации данных. В этой роли он неплох, а вот как база знаний — так себе.

Недостатки Google.Drive как базы знаний

Во-первых, несмотря на то, что это Google, сервис вполне себе может лечь и оставить вас без нужной информации.

Во-вторых, он не приспособлен для структурированного хранения информации. Можно насоздавать документов и разложить их по папкам, папкам в папках и подпапках, но в итоге вам понадобится отдельный файл с навигацией по материалам.

В-третьих, у Google Drive нет тонкой настройки доступов. Только доступ к документу или доступ к папке. И когда вы привлекаете сотрудника к работе над тремя документами в папке, приходится давать либо три отдельных доступа к файлам, либо доступ ко всей папке, смиряясь с тем, что человек просмотрит остальные материалы.

Как передавать доступы от одного аккаунта другому — отдельная тема. Когда мы удаляем аккаунт менеджера, вместе с ним удаляются и все созданные им папки. Конечно, их можно пересохранить в другой аккаунт или скопировать документы в другую папку, но это лишние телодвижения.

В нашем случае поводом для переезда стала нестабильность Google Drive. Но это частный случай. У других компаний камнем преткновения может стать сложная иерархия или проблемы управления доступами.

Wiki

С Wiki удобно хранить документы в одном месте, коллективно работать над инструкциями, искать данные по тегам, настраивать иерархию страниц и связывать материалы перекрестными ссылками, но...Система работает с вики-разметкой, что на корню убивает энтузиазм всех, кто не программист: «перед заголовком второго уровня и после него поставьте ==, нумерованный список начинайте с #, а маркированный с *, для курсива перед и после слова напишите ''». 

Недостатки wiki как базы знаний

Оперировать вики-разметкой некомфортно. В режиме WYSIWYG, конечно, проще, но работает он из рук вон плохо.

У нас был опыт поддержки базы знаний на MediaWiki и даже при относительно небольшом объеме в 100 страниц это было совсем не так просто, как казалось. Как и с Google Drive, использовать Wiki для корпоративной базы знаний можно, но больно.

WordPress

Почему бы и нет? Разворачиваете WordPress на сервере, создаете через простой как Word редактор столько страниц, сколько хотите, и вот вам — база знаний. 

wordpress как база знаний

Чтобы посторонние не заглядывали в важное, база на WordPress закрывается встроенным средством «сайт в разработке» или через авторизацию на сервере. Теперь попасть на страницы с регламентами, инструкциями и информацией по проектам смогут только авторизованные пользователи.

Вполне себе рабочий и совершенно бесплатный сценарий. Мы вживую видели несколько таких проектов и они неплохо работали, хотя недостатки у этого варианта тоже есть.

Коммерческие решения

Wiki, Google Drive и WordPress для корпоративной базы знаний — попытки приспособить рыбке зонтик. Под создание корпоративных баз заточены специализированные инструменты типа Atlassian Confluence, Notion, Flowlu и пр.

Confluence

Confluence — одна из лучших. До мелочей продуманная, удобная, эта платформа объединяет разные форматы данных, использует фильтры, предлагает шаблоны и кастомные варианты оформления страниц. 

Confluence для базы знаний

Хороша всем, кроме тарифов. Стоимость считается за пользователя и, пока в команде 2-4 человека, 2 $ за сотрудника кажутся смешными.

Когда команда перерастает первые полсотни, появляются мысли о дискриминации: «давайте купим лицензии на программистов, а бухгалтерия пусть читает наши инструкции на бересте».

Notion

С замечательным Notion та же история. Удобный, простой и быстрый, с безупречными текстовыми редакторами и эстетским интерфейсом, он еще более недешевый, чем Confluence.

Базы знаний на Notion

Единоличникам с 5 МБ данных Notion абсолютно free. С появлением команды за одного человека придется платить либо 10 $ ежемесячно, либо 8 $ с годовой подпиской.

Негуманные тарифы настолько резко увеличивают расходы на базу знаний, что уже и не знаешь, может Google Drive не так и плох.

BookStack

Чтобы закончить на жизнеутверждающей ноте, расскажем о BookStack. Это продукт с открытым кодом и функционалом Confluence. Он, кстати, так и позиционируется — BookStack: A Confluence Alternative. Чем хорош? В первую очередь, бесплатной загрузкой и установкой собственной версии. Нет платежей за количество пользователей, месячной или годовой подписки. Все расходы укладываются в разовую установку и настройку.

BookStack с открытым кодом для базы знаний

В плане функционала радует:

  • Ограниченное по адекватности дерево вложенности (книга, глава, страница). Это не позволяет впасть в соблазн насоздавать страниц с 6-7 уровнем вложенности и потом мучиться с поддержкой такого монстра.
  • Хранение контента только на странице, что важно, когда не хочется усложнять коллегам жизнь и устраивать цифровую свалку.
  • Возможность загрузить BookStack на тот же сервер, где живет сайт, сделать адрес типа docs.названиекомпании.ru и дать доступы к книгам, главам и страницам всем, кому нужно.
  • Простейшая система удаления аккаунта. Если сотрудник увольняется, его аккаунт удаляется из базы и все работает как раньше.
  • Система версионирования статей, бэкапы, многоязычность и пр.

При всех достоинствах BookStack, он не сделает базу знаний из ничего. И не превратит пассивную библиотеку в рабочий инструмент. С ним просто удобно строить базу знаний и поддерживать ее, если информационный обмен и процессы управления данными в компании настроены, отлажены и отрегулированы.

Есть проект? Свяжитесь с нами.
Дальше: Почему популярны популярные CRM
Напишите нам
Загрузка...
Спасибо
Загрузка...